Inilah 5 Langkah Membangun Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

Inilah 5 Langkah Membangun Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

Setiap manusia memerlukan komunikasi untuk menjalin hubungan antar sesama. Manusia membutuhkan orang lain, kelompok atau pun masyarakat untuk berinteraksi. Hal ini merupakan tanda bahwa pribadi manusia terbentuk dari interaksi sosial antar kelompok atau masyarakat tertentu. Komunikasi bisa berarti proses memberikan informasi yang bertujuan untuk mencapai suatu pemahaman yang searah.

Dalam komunikasi terdapat ungkapan "miskomunikasi". Hal itu bisa berdampak buruk pada kehidupan kita, salah satu penyebabnya adalah kurangnya komunikasi antar sesama.

Masalah dalam komunikasi harus diperhatikan, tidak sedikit masalah besar yang timbul karena kesalahan komunikasi. Faktor yang paling penting terjadinya masalah komunikasi adalah perbedaan pemahaman antar pihak yang hidup pada kultur yang berbeda.

Komunikasi yang efektif

Semua orang punya cara tersendiri dalam berkomunikasi, tapi tidak semua orang bisa berkomunikasi dengan efektif.

Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila pemberi pesan (komunikator) dapat menyampaikan pesan yang dimaksud pada penerima pesan (komunikan). Komunikasi yang efektif bertujuan untuk memberikan informasi dan menimbulkan feedback terhadap komunikan. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif harus dilakukan dengam bahasa yang sopan, padat dan jelas supaya dapat diterima oleh komunikan.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi

Di dalam organisasi terdapat sebuah bentuk kepemimpinan untuk menghidupkan organisasi. Dalam organisasi terdapat kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahan.

Komunikasi yang efektif merupakan faktor penting dalam membentuk organisasi yang berkualitas.

Komunikasi dalam organisasi berfungsi sebagai media informasi antar anggota untuk berinteraksi. Dengan menerapkan metode komunikasi yang baik, maka organisasi akan berjalan lancar, sebaliknya jika organisasi mempunyai komunikasi yang buruk maka akan terjadi kesalahpahaman dan akhirnya terpecah belah.

Berikut ini adalah beberapa fungsi komunikasi yang efektif dalam organisasi:

1. Kualitas anggota

Lingkungan organisasi yang baik akan memberikan dorongan dari para anggota untuk mengungkapkan ide-ide. Memberikan penghargaan merupakan contoh komunikasi efektif yang memberikan kepuasan terhadap anggotanya.

2. Membentuk hubungan

Setiap anggota organisasi harus berkomunikasi secara jelas, jujur dan terbuka. Setiap anggota harus membentuk hubungan kerja sama dalam organisasi. Hal ini anggota merasa dihargai dan mendirikan dorongan loyalitas terhadap organisasi.

3. Menyelesaikan konflik

Jika sebuah organisasi mempunyai masalah antar anggota, solusinya adalah mengajak anggota untuk mengadakan komunikasi terbuka untuk melerai konflik tersebut. Jika antar anggota berbedap pendapat mengenai suatu hal, maka jalan keluarnya dengan mengadakan diskusi.

4. Produktivitas meningkat

Komunikasi yang efektif merupakan aspek penting dalan sebuah organisasi. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan tertentu yang ingin di capai.


Pengertian strategi komunikasi organisasi

Strategi komunikasi organisasi adalah cara yang dilakukan untuk membangun sebuah kedekatan yang berhubungan dengan rencana dan pelaksanaan sebuah komunikasi yang akan dilakukan organisasi.

Dengan kata lain, strategi komunikasi adalah sebuah sarana untuk merancang atau mengatur terjadinya suatu pertukaran informasi dalam suatu organisasi.

Komunikasi organisasi bisa dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi. Teori komunikasi organisasi harus dilakukan dengan mengikuti pola komunikasi yang dibuat organisasi.

BACA JUGA:

20 Cara meningkatkan rasa percaya diri anda

10 Cara agar menjadi orang yang selalu bekerja keras

Merancang strategi komunikasi organisasi

Merancang strategi komunikasi baik bersifat formal maupun non-formal akan berdampak baik bagi organisasi.  Maka hal yang harus diperhatikan adalah jenis komunikasi organisasi.

Jenis komunikasi organisasi akan membuat anda memiliki pandangan awal untuk merancang strategi komunikasi organisasi. Berikut adalah beberapa jenis komunikasi dalam organisasi.

A. Komunikasi vertikal

Jenis komunikasi organisasi vertikal ini, terjadi dari pihak atas ke bawah atau dari pihak bawah ke atas. Komunikasi ini adalah komunikasi antar pengurus dengan anggota atau anggota dengan pengurus.

Komunikasi vertikal dalam organisasi adalah komunikasi kepengurusan dalam organisasi secara timbal balik.

B. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah jenis komunikasi organisasi yang dilakukan antara pihak masing-masing. Seperti komunikasi antar pengurus atau komunikasi antar anggota.

Komunikasi bersifat sejajar ini biasanya berjalan dengan baik, komunikasi melalui media atau secara tatap muka.

C. Komunikasi keluar

Komunikasi keluar adalah komunikasi yang dilakukan oleh atasan organisasi atau bawahan organisasi untuk berkomunikasi kepada pihak-pihak di luar organisasi. dengan kata lain, komunikasi keluar merupakan komunikasi yang dilakukan untuk bertukar informasi dengan orang yang bukan dari pihak organisasi.

Jenis komunikasi akan dilakukan setiap saat melakukan tindakan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk komunikasi keluar, anda harus lebih professional karena komunikan berasal dari luar.

Cara membangun komunikasi efektif dalam organisasi.

1. Mengenali karakteristik komunikan

Ketika melakukan komunikasi terdapat banyak pihak yang terlibat, pihak yang terlibat adalah pemberi informasi (komunikator) dan penerima informasi (komunikan).

Jika ingin menciptakan sebuah komunikasi yang efektif adalah dengan mengenali karakteristik masing-masing komunikan.

Mengenali karakteristik komunikan bertujuan untuk mengenali karakter dari lawan bicara, agar lebih mengenal apa yang disukai dan tidak disukai oleh komunikan.

Jangan sampai saat kita memberikan informasi malah membuat komunikan menjadi marah atau sakit hati. Jika itu terjadi maka komunikasi tidak akan berjalan lancar.

2. Mengenali sasaran komunikasi

Sebelum memulai komunikasi, sebaiknya kenali dulu siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi tersebut. Apakah komunikasi bertujuan untuk memberitahu anggota organisasi soal hal tertentu atau agar anggota organisasi melakukan tindakan tertentu.

Berikut adalah faktor-faktor yang berkaitan dengan sasaran organisasi:

-kerangka referensi

Setiap orang mempunyai kerangka referensi yang terbentuk melalui panduan pengalaman, status sosial, gaya hidup, pendidikan, ideologi, norma hidup dan lain-lain.

Situasi komunikasi interpersonal mudah untuk mengenali komunikan karena hanya satu orang. 

-situasi dan kondisi

Situasi berarti suatu situasi komunikasi dimana komunikan siap menerima informasi yang kita sampaikan. Situasi bisa juga terhambat karena hal-hal tertentu.

Komunikasi tidak akan berjalan baik, bila komunikan sedang marah, sedih, galau, lapar dan lainnya. Sebaiknya anda merencanakan komunikasi disaat masalah mereka sudah hilang.

Rencanakan komunikasi di saat yang tepat, tanpa gangguan. Dengan itu komunikasi akan berjalan lancar dan menyenangkan.

3. Menetapkan tujuan komunikasi

Sebelum melakukan komunikasi organisasi adalah menetapkan tujuan dari komunikasi tersebut. Dengan cara menetapkan tujuan atau pun target dalam setiap komunikasi, maka pihak organisasi akan berusaha untuk mencapai tujuan atau target yang telah ditentukan.

Contohnya: jika suatu organisasi mempunyai tujuan untuk mempunyai hubungan baik di masyarakat, maka organisasi tersebut harus mencari segala cara untuk membangun hubungan baik di mata masyarakat.

4. Komunikasi dengan baik

Komunikasi dengan baik, komunikasi dengan verbal maupun non-verbal akan sangat berpengaruh bagi kedudukan organisasi.

Ketika merancang strategi komunikasi, utamakan bagaimana cara menciptakan sebuah komunikasi yang baik. Maka komunikan akan merasa puas dengan informasi yang kita berikan pada mereka.

Berikan informasi yang benar-benar anda ketahui, jangan mengarang informasi yang menyesatkan para komunikan. Berikan informasi secara lengkap, jika anda tidak tahu tentang isi komunikasi sebaiknya diam.

5. Saling pengertian

Untuk menciptakan suatu komunikasi yang efektif, maka komunikasi harus saling mengerti satu sama lain dan tidak memihak pada siapapun (netral).

Jika cara ini diterapkan di setiap komunikasi organisasi maka akan menciptakan sebuah pengertian dan netral antar anggota organisasi.

Jika terdapat suatu komunikasi atau perdebatan yang sedang memanas, maka setiap anggota harus bisa mengontrol dirinya masing-masing.

Sikap saling pengertian juga akan menimbulkan rasa saling menghargai antar sesama anggota organisasi dan menciptakan hubungan kekeluargaan di dalam organisasi.

Demikian artikel yang saya tulis tentang 'cara membangun komunikasi efektif dalam organisasi'. Semoga anda lebih professional dalam berkomunikasi baik dengan atasan, bawahan atau dengan organisasi lain.